Holded-Tip 3: Configurar series

Imagen generada por IA Gemini con fines ilustrativos

Es muy importante ajustar diferentes series para cada línea de negocio, en Holded es una de las configuraciones más potentes, nos permitirá mantener orden trazabilidad y control fiscal, sobre todo, si tu empresa o negocio gestiona varias actividades dentro de la misma empresa.

Ajustar series distintas para cada línea de negocio en Holded es una de las configuraciones más potentes para mantener orden, trazabilidad y control fiscal cuando gestionas varias actividades dentro de la misma empresa. 

Ven, acompáñame y te lo explico para que puedas aplicarlo sin problemas, en caso de que necesites ayuda, estoy aquí para ayudarte.

Configurar series distintas para cada línea de negocio en Holded

1. ¿Por qué usar series diferentes?
Si tu empresa tiene varias líneas de negocio, pongamos un ejemplo: línea de servicios, línea de formación, línea de consultoría, etc., es muy importante separar la numeración de los documentos para:

• Mantener orden interno y análisis por actividad.
• Facilitar informes y contabilidad segmentada.
• Evitar confusiones entre equipos.
• Cumplir con auditorías y trazabilidad documental.
• Automatizar procesos sin mezclar flujos.

Holded nos va a permitir crear tantas series como nos hagan falta y las va a asignar automáticamente según las reglas que le hayamos configurado.

2. Crear las series en Holded

Pasos:

Configuración (🌣)→ Preferencias → Añadir Línea

Una vez allí se nos abrirá una ventana donde nombraremos a la línea, por ejemplo: Servicios. A continuación le daremos un formato, en este caso SV-[YY]-%%%%%.

La numeración quedaría de la siguiente forma cuando hiciésemos la primera factura, en este caso, de servicios: SV-26-00001

Vemos que en la ventana de formato de documentos, a la izquierda nos aparecen todos los tipos de documentos, en este caso hemos elegido factura, pero si se van a utilizar, por ejemplo: tickets, proformas, facturas rectificativas, etc., entraremos en cada uno de sus apartados e iremos configurando cada uno de ellos.

Sabemos que Holded no asigna las series automáticamente según la línea de negocio, la serie hemos de elegirla nosotros cada vez que hagamos el documento, en este caso, una factura.

Ventas ➝ Factura → Nueva Factura → Opciones → Elegiremos la serie según la línea correspondiente a la venta.

En este caso elegimos la línea de Servicios, que previamente hemos configurado.

Por supuesto, cada serie tiene su propia numeración independiente del resto de series.

El consejo es que se utilicen diferentes series para diferentes tipos de documentos, como pueden ser:

• Facturas
• Facturas rectificativas
• Presupuestos
• Albaranes

Esto es totalmente oficial y estable en la plataforma.

3. Cómo se configuran las series

En Holded, las series se crean desde la configuración de facturación.

RECUERDA: asignar un prefijo identificativo por cada tipo de documento, te doy unos ejemplos, pero utiliza los que se acomoden más a ti y a tu negocio:

• Facturas: FAC-[YY]-%%%% (la primera se vería: FAC-26-0001)
• Facturas rectificativas: FAC/R-[YY]-%%%% (la primera se vería: FAC/R-26-0001)
• Presupuestos: PRE-[YY]-%%%% (el primero se vería: PRE-26-0001)
• Albaranes: ALB-[YY]-%%%% (el primero se vería: ALB-26-0001)

4. Cómo usar una serie por línea de negocio (en la práctica)

👉La serie se selecciona al crear el documento (factura, presupuesto, etc.).

👉Holded no cambia la serie automáticamente en función del producto, servicio o etiqueta.

Cuando generes el documento, elige la serie correcta. No hay magia, es control.

Lo qué NO hace Holded (y conviene tener claro)

⛔ No asigna series según:

• Categorías de productos
• Etiquetas
• Proyectos
• Clientes

⛔ No cambia la serie de forma automática según la línea de negocio, has de elegirla tú al hacer el documento.

Te comparto unas buenas recomendaciones:

• Usa prefijos claros, reconocibles y adaptados a ti y a tu negocio.
• Documenta internamente qué serie corresponde a cada línea.
• Revisa siempre la serie antes de validar una factura.
• No mezcles líneas distintas en la misma serie si necesitas trazabilidad clara.

Conclusión

Holded sí permite separar numeración por líneas de negocio mediante series distintas.

Lo que no hace es automatizar esa elección por ti.

Orden, criterio y una correcta configuración inicial.

Eso es lo que garantiza trazabilidad, control y cumplimiento legal.

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