Control de gastos y presupuestos mensuales

Imagen creada con Copilot con fines ilustrativos

Para poder crecer con paso firme y sin improvisaciones hay algo fundamental y es mantener las finanzas de tu negocio bajo control

Te dejo una guía que espero que te sea práctica, es directa y la he pensado para personas como tú, que son emprendedoras tanto como autónomas como construyendo desde abajo su pyme. Ven y transforma tu contabilidad en una ventaja muy competitiva.

1- Importante: Control de gastos y presupuestos.

Un presupuesto bien estructurado permite:

• Prever problemas de liquidez con antelación.
• La toma de decisiones oportunas en inversión y ahorro.
• Medir la rentabilidad real de proyectos y productos.
• Ganar credibilidad frente a bancos, socios e inversores.

Recuerda: Controlar no significa hacer recortes sin un rumbo, es asignar los recursos donde realmente generan más beneficio.

2- Te enumero los pasos a seguir:

a) Definir objetivos financieros claros

Empezamos por responder a tres preguntas:

• ¿Qué quiero lograr este mes? (Ventas, margen, ahorro)
• ¿Qué indicadores voy a seguir? (Ingresos, costes variables, gastos fijos)
• ¿Cuál es mi límite de gasto para no poner en riesgo la operación?

Recuerda: Un objetivo concreto y numérico convierte el presupuesto en una herramienta accionable.

b) Clasificar y mapear gastos

Vamos a dividir los gastros en 3 bloques:

• Gastos fijos: alquiler, salarios, suministros.
• Gastos variables: comisiones, materias primas, transporte.
• Gastos discrecionales: marketing extra, formación, suscripciones no esenciales.

Recuerda: De esta manera podrás ver dónde hay margen para maniobrar sin que esto nos afecte a la operación.

c) Creación de un presupuesto real.

El proceso llevado a la práctica:

• Recoge los datos con un mínimo de 3 meses a 6 meses.
• Ajústalo por estaciones y/o eventos.
• Asigna un presupuesto por categoría manteniendo una seguridad del 5-10%.
• Si puedes, establece responsables para cada sección y no olvides las fechas de revisión.

Recuerda: Un presupuesto no es estático. Revísalo y ves ajustándolo cada cierto tiempo.

d) Diseñar y montar un sistema de control diario

Te doy una serie de recomendaciones:

• Registra gastos de cada momento, evita tener aculumulación de tickets. Saldrás ganando.
• Es muy útil utilizar plantillas o una herramienta que sincronice facturas y bancos.
• Importante configurar alertas para desviaciones superiores al 10%.
• Reúnete con el equipo, en caso de tenerlo, aunque sean 15 min/semana para validar las desviaciones y las acciones de corrección.

Recuerda: La constancia en el registro reduce errores y sorpresas.

e) Analizar y ajustar para mejorar mes a mes

Acciones a llevar a cabo cuando cierres el periodo:

• Comparar el presupuesto vs real.
• Identificar las partidas con mayor desviación.
• Preguntar por causas y acciones de corrección.
• Incorporar lo aprendico a presupuestos siguientes.

Recuerda: Convertir los datos en decisiones futuras transforma el control en crecrimiento.

3- Herramientas y prácticas recomendadas

• Las automatizaciones de las conciliaciones bancarias ahorran mucho tiempo.
• La digitalización de tanto de las facturas como de los tickets con OCR, facilitan la búsqueda y las hace más ágiles.
• Es conveniente implementar un flujo que apruebe los gastos discrecionales.
• Muy importante reservar un porcentaje de caja para los imprevistos e incluso, para las oportunidades.

Recuerda: Los pequeños ajustes en los procesos hacen que ahorremos en tiempo y sobre todo en dinero.

4- Cómo puede ayudarte una solución integrada

Con la implementación de una plataforma en la cual se centralicen las facturas, los bancos, los presupuestos, etc. y con la cual podamos:

• Ver en tiempo real el estado de caja.
• Generar informes automáticos para tomar decisiones rápidas.
• Reducir errores humanos y duplicidades.

Controlar los gastos y los presupuestos no tiene por qué ser una tarea tediosa. Con mi ayuda y con las herramientas adecuadas, convertirás tu contabilidad en ese punto de apoyo para crecer.

Quiero ayudarte a que cada euro trabaje para tu negocio.

📬contacto@mariaabargues.com                                                           🌍www.mariaabargues.com